Olen tänään lukenut EVA:n julkaisemaa Työelämän teatteri -pamflettia. (http://www.eva.fi/julkaisut/3858/3858/ ) ja siinä käsittellään ihmisten työn tekemistä ajasta ja paikasta riippumatta.
Työelämän teatteri pamfletissa vitsaillaan: "Kouluun on mentävä ja siellä istuttava, koska lapsiin ja niiden omaan vapaaehtoiseen opiskeluun ei ole syytä luottaa. Mutta me olemme ainakin juridisessa mielessä aikuisia ja työpäivämme aikana tulee vastaan yhä enemmän tehtäviä, jotka olisi mielekkäämpää hoitaa niin kuin vastuuntuntoiset, älykkäät aikuiset eli muualla kuin toimistossa."
Kun työtä tehdään etänä, niin viestintävälineenä on harvemmin face 2 face. Etänä tehtävä viestintä epäonnistuu usein, mutta se voi epäonnistua niin kuin face 2 face viestintäkin.
Viestinnän professori Osmo A. Wiio on sanonut kuuluisat sanat:
Viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta.Monimedianatiivi Ilkka O. Lavas konvertoi tämän 2000 luvulle tällaiseksi:
Sähköinenkin viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta.Tämä pätee kaikkiin organisaatioihin koosta ja kulttuurista riippumatta. Niin pientä organisaatiota ei olekaan etteikö viestintä epäonnistuisi. Jopa yhden hengen organisaatiossa vasen käsi voi merkitä kalenteriin tapahtuman vahingossa väärälle päivälle ja oikea käsi saa heilua yksinään kun palaveriin ei tulekaan muita.
Kun viestit face 2 face, niin joku porukassa ei kuitenkaan keskity, vaan lukee juuri silloin jotain tärkeää viestiä tyttöystävältään tai näkee facebookista jonkun hauskan kuvan ja hihittelee sille.
Kun viestit sähköpostitse, joku kuitenkin poistaa viestin vahingossa. Toisella viestisi päätyy roskapostiin. Kolmas ei ymmärrä sarkasmiasi vaan suuttuu sinulle.
Täydellistä sähköistä viestintää hakemassa
Olimme lähdössä Tahkolle firman porukoilla. Järjestin itse reissua joten en voi syyttää muita epäonnistuneesta sähköisestä viestinnästä, voin vain oppia itse. Meillä on käytössä yrityksen sisäisessä viestinnässä viikkokirje, tiimipalaverit, yleiset tiedoitustilaisuudet, sähköposti, Facebook ja Yammer. Lisäksi verkkosivuillamme on nostoja ajankohtaisista asioista. Twitteristä tapahtumat nousevat meidän Yammer -seinälle. Samoin etätyöläisten tila löytyy Yammeri seinältä. Ajattelin hoitaa Tahkon reissun viestinnän kerrankin kunnolla.
Valmistauduin huolella ja ajattelin käyttää kaikkia nykyaikaisia viestintävälineitä:
- Keräsin materiaalit Mökistä
- Varasin kelkkareissua varten kelkat
- Lisäsin tapahtumajärjestämiseen interaktiivisuutta:
- Varasin meille 2 eri pöytää eri ravintoloista
- Perustin sisäisen äänestyksen kummassako haluamme nauttia yhteistä illallista
- Voittaneen pidin (Promenade) ja hävinneen tietenkin peruutin
- Jotta tietoa saisi jaettua helposti organisaation ulkopuolisille, perustin yhteiseen jaettuun Dropbox -kansioon tiedot koko viikonlopun ohjelmasta:
- osallistujista
- saapumisajoista
- kimppakyydeistä
- lentokyydeistä
- paluuajoista
- Perustin myös meiliringin, jossa tiedoitin kimppakyytien järjestämisisitä ja ravintolan ruokatoiveiden tilailemisista.
- Perustin Google Spreadsheetsiin ilmoittautumisen moottorikelkkailuun ja mökkeilyyn
- Dropboxiin laitoin kaikki tiedot tapahtumasta. Lisäksi jaoin saman sähköpostitse kaikille ilmoittautuneille
Muutosten lisäksi Wiion lait pätivät jälleen: Kaksi halukasta ei ollut saanut ollenkaan viestiä perille, että reissuun piti ilmoittautua jonka seurauksena mökki tuli ylibuukatuksi. He olivat olettaneet, että kun puhuvat kahvihuoneessa olevansa tulossa, niin se riitää ilmoittautumisesta. Ehkä olisi pitänyt kirjata ylös puheet ja huhut tulemisista ja menemisistä tai sitten olisi varmistaa, että kaikki halukkaat ovat varmasti ilmoittautuneet ilmoittautumisjärjeselmän kautta. Face 2 Face keskustelutilaisuus olisi varmaan ollut syytä tehdä muuallakin kuin lounaskeskustelun lomassa. Noot! Me olemme edelleenkin aikuisia ja meidän tehtävämme on käyttäytyä sen mukaisesti. Meidän tulee luoda yhteisiä sopimuksia ja pelisääntöjä joita kaikki sitten noudattavat.
 |
| Osmo A. Wiion viestinnän lait: 1.1 Jos viestintä voi epäonnistua, niin se epäonnistuu. 1.2 Jos viestintä ei voi epäonnistua, niin se kuitenkin tavallisimmin epäonnistuu. 1.3 Jos viestintä näyttää onnistuvan toivotulla tavalla, niin kyseessä on väärinkäsitys. 1.4 Jos olet itse sanomaasi tyytyväinen, niin viestintä varmasti epäonnistuu. 1.5 Joukkoviestinnässä ei ole tärkeätä se, miten asiat ovat, vaan miten asiat näyttävät olevan 1.6.Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen etäisyyden neliöön |
Me tarvitsemme sääntöjä ja sopimuksia, jotta voimme järjestää asioita, ja onneksi me olemme aikuisia joten myös noudatamme niitä.
Meidän Tahkon reissu oli järjestelyviesteistä ja viime hetken säätämisestä huolimatta loistava ja onnistunut. Vaikka viestinnässä tapahtui katkoksia ja huhut meinasivat sekoittaa suunnitelmia, niin silti kaikki saivat yösijan mökistä. Kaiken lisäksi kaikki halukkaat pääsivät kelkkailemaan ja illallispöydässä oli riittävästi paikkoja. Hauskaa oli ja lisäksi opimmekin paljon.
Mitä opin tästä:
- Älä oleta, että vastaanottaja saa viestisi. Varmista että viesti menee perille.
- Varmista, että saat itsellesi sen tiedon mitä tarvitset: älä oleta.
- Sääntöjä ja sopimuksia on hyvä olla, mutta varaudu silti poikkeuksiin
- Face 2 Face viestintä on tärkeää, kertaa ihmisille ja varmista, että kaikki ymmärtävät
Sähköinen viestintä ei ole parempaa kuin face 2 face viestintä. Molemmista viestintätavoista osa menee harakoille. Edes diginatiivit eivät osaa lukea sähköisiä medioita sen paremmin kuin me 70-80 luvun monimedianatiivit.
Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä
Linkattaisko LinkedIn:ssä?
http://www.linkedin.com/in/ilkkaolavas
Seuraa minua Twitterissä:
http://twitter.com/#!/lavas
Kommentit
Lähetä kommentti