Siirry pääsisältöön

sähköinenkin viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta.


Olen tänään lukenut EVA:n julkaisemaa Työelämän teatteri -pamflettia. (http://www.eva.fi/julkaisut/3858/3858/ ) ja siinä käsittellään ihmisten työn tekemistä ajasta ja paikasta riippumatta.

Työelämän teatteri pamfletissa vitsaillaan: "Kouluun on mentävä ja siellä istuttava, koska lapsiin ja niiden omaan vapaaehtoiseen opiskeluun ei ole syytä luottaa. Mutta me olemme ainakin juridisessa mielessä aikuisia ja työpäivämme aikana tulee vastaan yhä enemmän tehtäviä, jotka olisi mielekkäämpää hoitaa niin kuin vastuuntuntoiset, älykkäät aikuiset eli muualla kuin toimistossa."

Kun työtä tehdään etänä, niin viestintävälineenä on harvemmin face 2 face. Etänä tehtävä viestintä epäonnistuu usein, mutta se voi epäonnistua niin kuin face 2 face viestintäkin.

Viestinnän professori Osmo A. Wiio on sanonut kuuluisat sanat:
Viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta.
Monimedianatiivi Ilkka O. Lavas konvertoi tämän 2000 luvulle tällaiseksi:

Sähköinenkin viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta.
Tämä pätee kaikkiin organisaatioihin koosta ja kulttuurista riippumatta. Niin pientä organisaatiota ei olekaan etteikö viestintä epäonnistuisi. Jopa yhden hengen organisaatiossa vasen käsi voi merkitä kalenteriin tapahtuman vahingossa väärälle päivälle ja oikea käsi saa heilua yksinään kun palaveriin ei tulekaan muita.
Kun viestit face 2 face, niin joku porukassa ei  kuitenkaan keskity, vaan lukee juuri silloin jotain tärkeää viestiä tyttöystävältään tai näkee facebookista jonkun hauskan kuvan ja hihittelee sille.

Kun viestit sähköpostitse, joku kuitenkin poistaa viestin vahingossa. Toisella viestisi päätyy roskapostiin. Kolmas ei ymmärrä sarkasmiasi vaan suuttuu sinulle.


Täydellistä sähköistä viestintää hakemassa

Olimme lähdössä Tahkolle firman porukoilla. Järjestin itse reissua joten en voi syyttää muita epäonnistuneesta sähköisestä viestinnästä, voin vain oppia itse. Meillä on käytössä yrityksen sisäisessä viestinnässä viikkokirje, tiimipalaverit, yleiset tiedoitustilaisuudet, sähköposti, Facebook ja Yammer. Lisäksi verkkosivuillamme on nostoja ajankohtaisista asioista. Twitteristä tapahtumat nousevat meidän Yammer -seinälle. Samoin etätyöläisten tila löytyy Yammeri seinältä. Ajattelin hoitaa Tahkon reissun viestinnän kerrankin kunnolla.

Valmistauduin huolella ja ajattelin käyttää kaikkia nykyaikaisia viestintävälineitä:
  • Keräsin materiaalit Mökistä
  • Varasin kelkkareissua varten kelkat
  • Lisäsin tapahtumajärjestämiseen interaktiivisuutta: 
    • Varasin meille 2 eri pöytää eri ravintoloista 
    • Perustin sisäisen äänestyksen kummassako haluamme nauttia yhteistä illallista 
    • Voittaneen pidin (Promenade) ja hävinneen tietenkin peruutin
  • Jotta tietoa saisi jaettua helposti organisaation ulkopuolisille, perustin yhteiseen jaettuun Dropbox -kansioon tiedot koko viikonlopun ohjelmasta: 
    • osallistujista
    • saapumisajoista
    • kimppakyydeistä
    • lentokyydeistä
    • paluuajoista
  • Perustin myös meiliringin, jossa tiedoitin kimppakyytien järjestämisisitä ja ravintolan ruokatoiveiden tilailemisista.
  • Perustin Google Spreadsheetsiin ilmoittautumisen moottorikelkkailuun ja mökkeilyyn 
  • Dropboxiin laitoin kaikki tiedot tapahtumasta. Lisäksi jaoin saman sähköpostitse kaikille ilmoittautuneille
Vaikka tiesin etukäteen, että tapahtumia järjestettäessä aina tulee olemaan viime hetken muutoksia, niin yllätyin silti. Ruokalajeihin ja kelkkareissuihin tuli muutoksia lähes 30% porukalta.

Muutosten lisäksi Wiion lait pätivät jälleen: Kaksi halukasta ei ollut saanut ollenkaan viestiä perille, että reissuun piti ilmoittautua jonka seurauksena mökki tuli ylibuukatuksi. He olivat olettaneet, että kun puhuvat kahvihuoneessa olevansa tulossa, niin se riitää ilmoittautumisesta. Ehkä olisi pitänyt kirjata ylös puheet ja huhut tulemisista ja menemisistä tai sitten olisi varmistaa, että kaikki halukkaat ovat varmasti ilmoittautuneet ilmoittautumisjärjeselmän kautta. Face 2 Face keskustelutilaisuus olisi varmaan ollut syytä tehdä muuallakin kuin lounaskeskustelun lomassa. Noot! Me olemme edelleenkin aikuisia ja meidän tehtävämme on käyttäytyä sen mukaisesti. Meidän tulee luoda yhteisiä sopimuksia ja pelisääntöjä joita kaikki sitten noudattavat.

Osmo A. Wiion viestinnän lait:

1.1 Jos viestintä voi epäonnistua, niin se epäonnistuu.
1.2 Jos viestintä ei voi epäonnistua, niin se
kuitenkin tavallisimmin epäonnistuu.
1.3 Jos viestintä näyttää onnistuvan
toivotulla tavalla, niin kyseessä on väärinkäsitys.
1.4 Jos olet itse sanomaasi tyytyväinen,
niin viestintä varmasti epäonnistuu.
1.5 Joukkoviestinnässä ei ole tärkeätä se,
miten asiat ovat, vaan miten asiat näyttävät olevan
1.6.Uutisen tärkeys on kääntäen
verrannollinen etäisyyden neliöön
"Onneksi" osa ihmisistä sairastui ja mökkiin saatiin viime hetkellä pari lisäpaikkaa. Juuri tapahtumaa ennen kiersi vielä epämääräinen tornihuhu, että "Terokin olisi tulossa" (nimi muutettu). Revin hiuksiani ettei tänne enää mahdu enempää porukkaa ja kaikki ravintolat ja kelkat on varattu ja etukäteen suunniteltu ja kimppakyydit on järjestetty. Onneksi järjestelmä toimi tällä kertaa. Tero ei todellakaan ollut tulossa ja siksi hän ei ollut ilmoittautunut. Tornihuhu oli jälleen väärässä.

Me tarvitsemme sääntöjä ja sopimuksia, jotta voimme järjestää asioita, ja onneksi me olemme aikuisia joten myös noudatamme niitä.

Meidän Tahkon reissu oli järjestelyviesteistä ja viime hetken säätämisestä huolimatta loistava ja onnistunut. Vaikka viestinnässä tapahtui katkoksia ja huhut meinasivat sekoittaa suunnitelmia, niin silti kaikki saivat yösijan mökistä. Kaiken lisäksi kaikki halukkaat pääsivät kelkkailemaan ja illallispöydässä oli riittävästi paikkoja. Hauskaa oli ja lisäksi opimmekin paljon.

Mitä opin tästä:
- Älä oleta, että vastaanottaja saa viestisi. Varmista että viesti menee perille.
- Varmista, että saat itsellesi sen tiedon mitä tarvitset: älä oleta.
- Sääntöjä ja sopimuksia on hyvä olla, mutta varaudu silti poikkeuksiin
- Face 2 Face viestintä on tärkeää, kertaa ihmisille ja varmista, että kaikki ymmärtävät

Sähköinen viestintä ei ole parempaa kuin face 2 face viestintä. Molemmista viestintätavoista osa menee harakoille. Edes diginatiivit eivät osaa lukea sähköisiä medioita sen paremmin kuin me 70-80 luvun monimedianatiivit.

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä


Tilaa Facebook -päivitykseni:
http://www.facebook.com/ilkkaolavas 
Linkattaisko LinkedIn:ssä?
http://www.linkedin.com/in/ilkkaolavas
Seuraa minua Twitterissä:
http://twitter.com/#!/lavas

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Konkariyrittäjän vinkit aloittavalle pk-yrittäjälle

20 vuotta yrittäjyyttä takana. Mitä olen oppinut? Tässä konkariyrittäjän vinkit aloittavalle pk-yrittäjälle haastattelusarja. Minua haastateltiin yrittäjäjulkaisuun. Tässä kysymykset ja vastaukset. Julkaisen ne lyhentämättömänä iloksesi. Toivottavasti niistä on rohkaisua elämääsi ja saat inspiraatiota ja menestyt.


Mitä olet oppinut yrittämisestä sellaista, mitä olisit halunnut tietää
ennen kuin aloitit yrittäjänä?


Olen ollut nyt 20 vuotta yrittäjänä. Aloitin 17 vuotiaana. Aloittamisesta on pitkä aika. Aluksi piti opetella kaikki firman markkinoinnista lähtien. Piti yrittää olla vakuuttava. Lähettelin a4:lle printtaamiani
mainoksia yritysten pomoille ja soittelin perään. Kaikki piti tehdä ja opetella itse.

Uran aikana olen huomannut, että vaikkei jotain osaa, niin aina sen voi opetella
ja jos jotain asiaa ei tiedä, niin aina voi kysyä. Kysyminen ei maksa mitään.
Kannattaa myös asettaa tavoitteita. Aluksi tavoite voi olla pieni:
oman palkan tienaaminen.

Kun on päässyt tavoitteeseen, voi asettaa …

5 juttua miten saat pikkujouluista enemmän irti

5 juttua miten saat pikkujouluista enemmän irti Meillä oli eilen pikkujoulut ja oli sen verran tajunnan räjäyttäviä kokemuksia, että koin syytä jakaa teille rakkaat blogini lukijat vähän siitä strategiasta, miten minä suhtaudun pikkujouluihin.
1. Älä kangistu kaavoihin - suhtaudu uusiin juttuihin avoimin mielin
Meillä oli eilen firman (www.w3.fi, www.deitti.net, www.city.fi, www.suomikauppa.fi) pikkujoulut. Teemana oli "Tapaus tuntematon". Meille ei kerrottu etukäteen minne olemme menossa, mitä tulemme tekemään. Oli vain lista asioista, joita pitää ottaa mukaan.

Jouduimme jokainen siis jo ennen pikkujouluja valitsemaan: Olenko minä valmis kohtaamaan elämässäni asioita, joihin en voi vaikuttaa. Olenko minä valmis ottamaan elämän vastaan sellaisena kuin se tulee? Olenko valmis kohtaamaan pikkujouluillan avoimin mielin ja valmiina sellaiseen mitä en tiedä etukäteen?

Meille ihmiselle tämä tuntemattoman kohtaaminen on usein asia, joka saa meidät pysymään mieluummin tutussa ja tu…

Zervant laskutusohjelma kokemuksia

Multa on tässä yrittäjäuran aikana kyselty monta kertaa mitä laskutusohjelmaa pitäisi käyttää? Mikä olisi hyvä kirjanpitotoimisto? Silloin tällöin törmään hyviin ohjelmiin ja vanhalla it-tuki -taustastani johtuen testailen näitä mielelläni. Sain laskutusohjelma Zervant laskutusohjelman koekäytöön ja sehän vaikutti ihan näppärältä.

Moni yrittäjä tekee töitä tuntilaskutuksella ja usein itsellänikin kävi niin, että tunteja unohtui laskuttaa. Nykyään on kätevää kun voi suoraan nettilaskutusohjelmaan kirjata tunnit. Testailin ja huomasin, että Zervantissa on tuntien kirjaus yllättävän helppoa ja tarvittaessa tunteihin voi lisätä myös laskutettavat kilometrit.




Tuntikirjanpidosta suoraan laskutukseen Mikään firma ei elä ilman laskutusta. Tuntien naputtelu tuntikirjauksista laskutusohjelmaan on mitä tylsintä hommaa. Onneksi Zervantista sai myös ihan perustyylikkään tuntiraportin ja näistä pystyy tekemään suoraan laskun ilman, että tietoja tarvitsee erikseen uudestaan syöttää. Tehokasta! 

Zerva…